서면결의서 철회와 관련한 몇 가지 쟁점

변호사 김수환

◇ 들어가며

조합설립동의서와 달리 조합 총회 서면결의서의 철회와 관련해서는 도시 및 주거환경정비법(이하 도시정비법)이나 정관(국토교통부 배포 표준정관에 기초한 대부분의 조합 정관)에 별도의 규정을 두고 있지 않다. 따라서 철회의 ‘행사 방법’이나 ‘제출 기한’ 그리고 ‘철회의 철회(재철회)가 가능한지’ 여부에 대해서는 민법의 의사표시에 관한 규정에 기반한 판례 법리에 따라 실무가 형성되고 있다.

조합의 사업시행에 관한 총회이든 조합 임원의 해임 총회이든 총회 안건 결의를 무산시키고자 하는 측에서는 서면결의서의 철회를 독려해 총회 성원을 무산시키고자 하고, 이를 관철시키고자 하는 측에서는 서면결의 철회서를 다시 철회해 총회를 성원시키고자 한다. 때로는 철회의 철회서 즉 재철회서 외에 재재철회서, 재재재철회서가 등장하는 웃지 못 할 일들이 벌어지기도 한다.

법원은 서면결의서 철회에 대해서는 도시정비법 및 조합 정관에 아무런 규정을 두고 있지 않음을 이유로 총회 안건 의결이 이뤄지기 전까지 자유롭게 형식, 절차에 구애받지 않고 서면결의를 철회할 수 있다고 판단하고 있다(서울중앙지방법원 2017. 6. 1. 선고 2016가합540217 판결 등, 조합설립동의서의 경우 철회 기간, 방법이 법령으로 정해져 있음과 구별됨).

아래에서는 이와 같은 서면결의 철회에 관한 법원의 기본적인 입장을 전제로 한 개별 사안에서의 판례를 통해 그동안 형성된 법리들을 살펴보고자 한다.

◇ 서면결의 철회서의 행사 방법

우선 서면결의 철회서는 철회자 본인이 직접 우편이나 직접 방문을 통해 제출하지 않아도 된다. 보통 총회의 성원 미달을 추진하는 측(해임총회의 경우 기존 조합 임원 등)에서 서면결의의 철회서를 조합원들로부터 제출받아 대표로 제출한다.

이와 관련해 법원은 “서면결의 철회자가 그 서류를 작성하고 제출할 자에게 건네줬다면 철회서의 제출권한을 유효하게 위임했다”고 판단하고 있다(대구지방법원 서부지원 2019. 9. 26. 선고 2019가합50056 판결 등).

또한 서면결의의 철회는 반드시 서면으로 이뤄질 필요도 없다. 철회 의사는 정관이나 법령에 정해진 바가 없어 자유로이 할 수 있으므로, 총회 당일 출석해 철회의 의사를 표시하는 것 역시 유효한 철회로써 인정된다(서울중앙지방법원 2011. 8. 25. 선고 2010가합132690 판결 등). 다만, 서면에 의한 철회 방식이 통용되는 것은 절차가 간편할 뿐만 아니라 향후 총회의 효력 여부를 다투는 소송에서 입증이 쉽기 때문이다. 따라서 서면결의자 본인의 결의 전 철회 의사표시가 입증만 된다면(동영상 등), 어떠한 방식에 의한 철회도 가능함을 유의해야 할 것이다.

◇ 서면결의 철회서의 제출 기한

그렇다면 서면결의 철회서의 제출 기한은 언제까지일까? 종종 총회 소집권자가 서면결의 철회서의 제출 기한을 ‘총회 전일 18시까지’ 또는 ‘총회 개최 전까지’ 등으로 제한하고 있는 경우가 있다. 그 제한은 유효할까?

총회의 서면결의서는 총회에 직접 출석하지 못해 대신 의결권을 행사하기 위한 것인데, 총회에서의 의결권 행사는 ‘결의 시(투표 시)’에 이뤄진다. 따라서 서면결의 철회서는 총회 개의 이후더라도 ‘결의 시점’ 전까지만 제출되면 족하다.

만약 그렇지 않다고 본다면, 이는 공개된 토의를 통한 결의 내용의 변경가능성을 본질로 하는 회의의 개념에 어긋난다. 법원 역시 마찬가지로 판시하고 있다(서울중앙지방법원 2021. 2. 8.자 2020카합22332 결정 등).

◇ 서면결의 철회서 수령 거부의 효과

서면결의 철회서의 수령을 고의적으로 회피하거나 거부하는 경우는 어떠할까?

원칙적으로 의사표시는 상대방에게 도달해야 효력을 발생한다(민법 제111조 제1항 ‘도달주의 원칙’). 그런데 법원은 위 ‘도달’의 의미를 “사회통념상 상대방이 통지의 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓여 있는 경우를 가리키는 것으로서 반드시 상대방이 통지를 현실적으로 수령하거나 통지의 내용을 알 것까지는 필요로 하지 않으므로 상대방이 정당한 사유 없이 통지의 수령을 거절한 경우 의사표시 효력이 발생한다”고 판단하고 있다.

이와 관련해 법원은 서면결의자가 소집권자에게 그 철회 의사표시를 내용증명으로 발송하고, 카카오톡 메시지, 팩스 등을 통해 발송했음에도 소집권자가 그 수령을 거부한 경우 철회의 유효성을 인정한 바 있다(광주지방법원 2017카합50283 결정 등). 물론 이러한 경우 역시 철회서 작성자, 인원이 분명하게 특정돼 입증될 수준이 돼야만 철회자가 의사정족수에서 제외될 것임은 앞서 본 바와 같다.

◇ 서면결의 재철회 가부

한편, 서면결의 철회의 철회가 가능할까? 그동안의 판례 및 실무는 재철회, 재재철회가 가능하다고 봐왔다.

그런데 최근 광주지방법원에서는 “의사표시(서면결의 철회)의 효력은 상대방에게 도달된 때 즉시 효력을 발생하므로 그 의사표시(서면결의 철회)가 도달하기 전까지만 철회(서면결의 재철회)할 수 있다”는 전제에서 “서면결의 재철회서가 철회서 도달 이후 제출된 경우 서면결의서의 효력이 부활하지 않는다”고 판단했다(광주지방법원 2021. 6. 24. 2021카합50370 결정).

또한 위 결정에서 법원은 “서면결의서의 제출기한은 정관상 ‘총회 전일 18시까지’이므로(서면결의서의 제출기한은 ‘정관’에 규정돼 있다) 설사 재철회서를 서면결의서와 같이 볼 수 있다고 하더라도 총회 당일 제출된 재철회서는 효력이 없다”고 판단하기도 했다.

결국 위 결정의 법리에 따르면, 재철회서는 ‘총회 전일 18시까지(각 조합 정관 규정에서 정한 바에 따름)’ 및 ‘철회서의 제출 전까지(혹은 철회서 도달과 동시에)’ 소집권자에게 제출돼야 유효하게 효력을 발생한다고 할 것이다(위 결정에서 법원은 서면결의서를 다시 제출하거나 총회에 직접 출석해 현장에서 서면결의서를 철회하고 투표하는 방법으로 유효한 의결권 행사가 가능함을 판시했다).

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